Cultiva har relevant søknadsinformasjon og -veiledning på stiftelsens hjemmeside, som oppdateres i forkant av utlysning. Utlysningen kommuniseres i flere kanaler; nettsiden Søknader | Cultiva, nyhetsbrev, Facebook, og LinkedIn. Utlysning og kommunikasjonen informerer blant annet om:
Det gjennomføres åpne informasjonswebinarer hvor utlysningen gjennomgås av administrasjonen, og hvor søkere har mulighet til å stille spørsmål og komme i kontakt med administrasjonen på en uformell måte. Alle mulige søkere oppfordres til å delta på webinar. Administrasjonen kan også kontaktes på telefon og mail for spørsmål fra søker, men vi ønsker at mest mulig kommunikasjon med søkere skal gå via webinarer for å sikre likebehandling av alle søkerne.
Alle søknader sendes inn via Adobe nettskjema som tilpasses hver utlysning.
Cultiva følger reglene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Det er tatt i bruk et arkivsystem som er tilpasset dette regelverket. Alle mottatte søknader arkiveres i sin egen saksmappe og inkluderes i en søknadsliste som gjelder inneværende år. Arkiveringen følger prosjektet til prosjektet er avsluttet.
Det er mulig å be om innsyn i alle mottatte søknader og all kommunikasjon som gjelder søknader. Dokumenter kan helt eller delvis unntas fra offentlighet dersom dokumentet inneholder opplysninger som er unntatt fra offentlighet, f.eks. personopplysninger, tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- og forretningsforhold av konkurransemessig betydning å hemmeligholde for den som opplysningen angår m.m.