Prosjektstøtte fra Cultiva medfører en rutinemessig formalisering av prosjektsamarbeidet:

• Administrasjonen utarbeider forslag til samarbeidsavtale med søker, basert på innvilget prosjektsøknad.
• Vi gjennomfører kontraktsmøter med søker, med grundig avklaring av mål for samarbeidet, prosjektansvarlig og samarbeidspartnere, budsjett og finansieringsplan, fremdriftsplan og milepæler, evt. spesielle forhold, vilkår for samarbeidet og rutiner ved eventuelle tvister.
• Ønske om eller behov for endring av inngått samarbeidskontrakt underveis, må klareres med administrasjon i forkant.
• Når avtalen er signert av Cultiva og prosjektansvarlig, utbetales 50% av prosjekttildelingen
• På et avtalt og omforent tidspunkt i prosjektperioden, skal Cultiva motta en midtveis statusrapport. Hvis den dokumenterer at prosjektet er i rute og utviklet i tråd med avtalen, utbetales de neste 30% av prosjekttildelingen
• På et avtalt og omforent tidspunkt i prosjektperioden, skal Cultiva motta en sluttrapport med prosjektregnskap og revisorbekreftelse. Denne vurderes opp mot samarbeidskontrakten som ble inngått ved starten av prosjektet. Når sluttrapporten er godkjent, utbetales de siste 20% av prosjekttildelingen.

Blant vilkår for samarbeidet med Cultiva er at:

• Samarbeidsavtaler må være signert og prosjektet være startet innen 3 måneder fra bevilgningstidspunktet ellers faller tilsagn om midler bort.
• Innen et avtalt antall år, må prosjektmidlene må være utbetalt i sin helhet ellers vil gjenstående beløp falle bort. 
• Prosjektansvarlig som er oppført i søknaden har også ansvar for å skaffe opplysninger som Cultiva trenger for å kunne følge opp prosjektet når det gjelder fremdrift, kostnader og resultatoppnåelse. 
• Vesentlige endringer i prosjektet i forhold til innsendt søknad må avklares med Cultiva. 
• Plan og betingelser for utbetalinger spesifiseres i milepælsplanen. Minimum 20 % skal gjenstå til sluttutbetalingen.  
• Sluttutbetaling skjer på basis av revisorbekreftet prosjektregnskap og skriftlig sluttrapport. Prosjektregnskap skal samsvare med kostnadsoverslag og planer i samarbeidsavtalen.  
• Dersom bevilgningen er basert på uriktige opplysninger eller prosjektet endres vesentlig uten forhåndssamtykke, kan midlene kreves helt eller delvis tilbakebetalt.  
• Prosjektansvarlig skal sørge for at alle utbetalinger til prosjektdeltakerne (der dette er aktuelt) blir håndtert korrekt iht. regnskapslov, skattelov m.m.  
• Cultiva har rett til å gjøre egne undersøkelser for oppfølging av prosjektet, herunder be om tilgang til underliggende regnskapsmateriale og å oppnevne egen revisor. Prosjektleder plikter å medvirke til å fremskaffe den informasjon som etterspørres.