Svar på søknad

Informasjon om stiftelsens beslutning gis samtidig til alle søkere, etter styrets beslutning. Alle søkere får skriftlig svar på søknaden. For innvilget prosjekt vil e-post til søker inneholde informasjon om bevilgningsvedtaket og beskrivelse av prosess frem til signering av samarbeidsavtale.

Avslag begrunnes ikke individuelt, men alle søkere som får avslag mottar en e-post om søknadsmengden, samlet utdelingsvolum og informasjon om de vanligste årsakene til avslag. Søkere som eventuelt tar kontakt senere for bedre å forstå avslaget tilbys en muntlig refleksjon rundt søknaden og vurderingene av denne.

Cultiva publiserer informasjon om tildelinger på nettsiden www.cultiva.no. For prosjekter som får innvilget søknader finnes også mye relevant informasjon på nettsiden Prosjektgjennomføring | Cultiva

 

Samarbeidsavtale

Administrasjonen utarbeider avtaler med alle prosjektene i henhold til egen mal for samarbeidsavtale. Malene tilpasses hver utlysing. Administrasjonen gjennomfører normalt digitale møter for å gå gjennom samarbeidsavtalen og klargjøre hovedmål, delmål, budsjett, fremdriftsplan og eventuelle særlige krav knyttet til tildelingen. Det gjøres også korreksjoner, dersom tildeling er lavere enn omsøkt beløp.

Kontrakten signeres digitalt av stiftelsens daglige leder og mottakers representant med tilstrekkelig signaturrettighet. Bevilgning er virksom når det er signert en felles kontrakt. Kontrakten inneholder vedtak, spesielle avgrensninger, informasjon om mottaker og prosjektinformasjon. I tillegg til standardvilkår for stiftelsens bevilgninger. Hvis ikke samarbeidsavtalen er signert innen et år etter tildeling, så faller tildelingen bort.

Enkelte ganger gjennomførtes felles oppstartsmøter for prosjekter som har fått innvilget søknadene. Da gjennomgås samarbeidsavtalene under møtet, og prosjektene får anledning til å presentere seg for hverandre. Dette er et format som søkerne oppgir at har stor merverdi, og som administrasjonen oppfordres til å gjøre oftere.  

 

Utbetalinger

Etter signert samarbeidsavtale utbetales et forskudd. Ved mindre prosjekt, eller hvis prosjektet hovedsakelig gjelder utstyrskjøp, utbetales 80% av tildelingen som forskudd, og de siste 20% etter levert sluttrapport. Typiske prosjekter som dette gjelder er Cultiva Ekspress, som har maks tildelingsbeløp på kr 30 000.

Ved større prosjekt utbetales 50% av tildelingen som forskudd, og 30% ved levert og godkjent statusrapport. Den resterende andel med minimum 20% av tilsagnsbeløpet skal gjenstå til sluttutbetaling.

Ved sluttutbetaling vedlegges skriftlig sluttrapport, prosjektregnskap og revisorbekreftelse i henhold til avtale. Dersom det i tilsagnet er satt spesielle forhold/avgrensninger må det dokumenteres at disse er oppfylt.

For regnskapsmessig håndtering, se rutine for utbetaling av prosjektmidler i figuren for fase 4.

 

Rapportering

Alle som får støtte av Cultiva må sende inn rapport, som en bekreftelse på at midlene er brukt i tråd med samarbeidsavtalen. Skriftlig midtveis- og sluttrapport skal beskrive planlagte og faktisk gjennomførte aktiviteter, måloppnåelse og en vurdering av nytten. For flerårige prosjekter må det fremlegges årlige prosjektregnskap og statusrapporter i forbindelse med søknad for neste år.

Sluttutbetaling skjer på basis av prosjektregnskap og skriftlig sluttrapport, som skal oversendes snarest mulig og senest innen 3 måneder etter at prosjektet er avsluttet, eller 3 måneder etter perioden er avsluttet eller året er omme. Prosjektregnskap skal settes opp for det totale prosjektet, i samsvar med kostnadsoverslaget og planer som ligger til grunn for tilsagnet fra Cultiva, og skal være kontrollert av revisor i tråd med internasjonal standard for beslektede tjenester (ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger).

I enkelte utlysninger har Cultiva satt som betingelse at tidligere prosjekt må være ferdig rapportert og revisorbekreftet, for å være søkeberettiget på ny utlysning. Dette kravet har hatt disiplinerende effekt på gjennomføring.

For Cultiva Ekspress er det lagd en mal for sluttrapportering. Ordningen skal være enkel og ubyråkratisk, og det kreves ikke revisorbekreftelse på prosjektregnskapet.

For alle andre prosjekter er det ikke lagd noen mal for sluttrapportering, og prosjektene må rapportere på de mål og delmål som er spesifisert i samarbeidsavtalen. Prosjektregnskapet må kunne sammenstilles med budsjett fra søknaden. Det kreves revisorbekreftelse på prosjektregnskapet.

 

Endringer i prosjektet

Det ligger i prosjektenes natur at det kan oppstå behov for endringer underveis. Mottaker av støttemidler er ansvarlig for å bringe til veie opplysninger som Cultiva trenger for å følge opp prosjektet når det gjelder fremdrift, kostnader og resultatoppnåelse. Opplysninger om vesentlige endringer i kontrakten skal fremlegges uoppfordret og så snart mottaker blir kjent med angjeldende forhold. Cultiva har rett til å gjøre de undersøkelser de finner nødvendig for oppfølging av prosjektforløpet, og mottaker plikter å medvirke til å fremskaffe den informasjon som stiftelsen etterspør.

Administrasjonen kan godkjenne mindre justeringer av kontraktens omfang og delmål som ligger innenfor intensjonen med styrets tildeling til prosjektet. Slike endringer dokumenteres i stiftelsens arkivsystem.

Dersom mottaker gir uriktige opplysninger, endrer prosjektet vesentlig uten forhåndssamtykke eller på annen måte medvirker til at vesentlige forutsetninger for prosjektet ikke blir oppfylt, kan Cultiva kreve utbetalte prosjektmidler helt eller delvis tilbakebetalt.

 

Kommunikasjon

Spesifisert i samarbeidsavtalen har mottaker plikt til å oppgi Cultiva som finansieringskilde i all skriftlig utadrettet informasjon om prosjektet. Det forutsettes at mottaker samarbeider om pressedekning og stiller seg til disposisjon for intervju og reportasjer i mediene og i stiftelsens egne publikasjoner. Mottaker har ved prosjektets slutt plikt til å skrive et sammendrag av prosjektet som kan publiseres på Cultivas hjemmesider.

Administrasjonen har utviklet en mal for kommunikasjonen om avsluttede prosjekter, som er skreddersydd til å publiseres rett på hjemmesiden og deretter automatisk også publiseres på sosiale medier. Det gjenstår noe arbeid med publiseringsløsningen, som befinner seg i sluttfasen. Dette vil medføre at prosjektene vil bli kommunisert tydeligere og med større spredning enn tidligere.