Evalueringen foregår ved at daglig leder og prosjektutvikler foretar sin individuelle evaluering basert forhåndsbestemte vurderingskriterier uttrykt i utlysningen. Kriteriene varierer fra hver utlysning, men tar alltid primært utgangspunkt i at søknaden treffer Cultivas formål. I tråd med kritisk gjennomgang av formål i forbindelse med ny strategi, har administrasjonen blitt enda nøyaktig i tolkning av formålet. Eksempelvis har alle evalueringsskjema definisjoner for henholdsvis kunstinstitusjon, kunstorganisasjon, kulturinstitusjon, kulturorganisasjon, kunnskapsinstitusjoner og kunnskapsorganisasjoner, som alle søkere sjekkes opp mot.   

Deretter gjennomføres et felles evalueringsmøte for alle søknadene, med samkjøring av de individuelle vurderingene. Formålet med evalueringen er å finne frem til de prosjektene som på best mulig måte bidrar til realiseringen av stiftelsens vedtektsfestede formål, samt treffer vurderingskriteriene og intensjonen til utlysningen.

Erfaringsmessig grupperer søknadene seg i tre kategorier:

1. Søknader som ikke treffer på formål og/eller utlysning.
2. Søknader som er innenfor formål og utlysing, men ikke scorer høyt på prioriteringene.
3. Søknader som treffer svært godt på utlysningen.

Alle søknader innstilles av administrasjonen til styret, med beskrivelse av alle innstilte prosjekt og kort avslagsgrunn for de som ikke er innstilt. Styret har tilgang til alle søknader gjennom styreportalen, og har anledning til å lese søknadene i sin helhet fra styrepapirene blir sendt ut og frem til styremøtet avholdes 7 dager senere. Sakspapirer med administrasjonens innstilling til styremøtet publiseres på nettsiden noen dager før styremøtet. Dokumenter | Cultiva. Informasjon som er unntatt offentlighet sladdes i sakspapirene som publiseres på nettsiden.

Styret foretar vurdering av habilitet i forkant av hvert vedtak om tildeling. Styret gjennomgår søknadene, og etterspør ytterligere informasjon rundt administrasjonens innstilling. Administrasjonen gjør styret oppmerksomme på særlige søknader, hvis/når det vurderes nødvendig. Styret foretar en selvstendig vurdering, og har full anledning til å omgjøre administrasjonens innstilling. Både habilitet og vedtak dokumenteres i styremøtets protokoll som signeres av alle deltakende styremedlemmer. Signert protokoll fra styremøtet publiseres på nettsiden så fort det er praktisk mulig i etterkant av styremøtet. Dokumenter | Cultiva